Основные понятия делопроизводства
Основные понятия:
Документационное обеспечение управления (ДОУ). Состоит из решения следующих задач: документирование (составление и оформление документов) и организация работы с документами (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения). В результате документирования создается документ (или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать).
Реквизит документа – это обязательный элемент, присущий определенному виду документа (дата, вида, подпись, печать и другие). Организация работы с документами предполагает создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.
Документооборот – это процесс прохождения документа по инстанциям (с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки).
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы – целые структурные подразделения (канцелярии, секретари, экспедиции).
Основные направления совершенствования делопроизводства является унификация и стандартизация документа.
Унификация предполагает сокращение неоправданного многообразия документа, приведения их к единообразным формам, единообразию языковых конструкций и операций по составлению и т.д.
Стандартизация заключается в возведению нового, обязательного для применения, оптимальных правил, требований, выработанных в результате проведенной унификации документов.
УСД (унифицированная система документа) – представляет собой систему документации, созданную на основе единых правил, требований, и содержащую информацию для управления в определенной сфере деятельности.
Наиболее широко используемой группой документа является организационно – распорядительные документы (ОРД).
Нормативно – методическая база делопроизводства – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними (Комитет по архивам, Белорусский НИИ документоведения и архивного дела).
Нормативным документам, регулирующим вопросы делопроизводства, относятся: законы РБ, указы и распоряжения, государственные и отраслевые стандарты, общегосударственные классификаторы, государственные и отраслевые институты, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.
СТБ 6.38-2004.
19.01.2009 №4
ISO-148 13700
ISO 9000
Все документы можно классифицировать:
- По наименованию (приказы, протоколы, договоры).
- По способу фиксации информации (рукописные, звуковые, фотографированные, видео).
- По форме изложения.
- По степени сложности.
- По гласности.
- По месту составления.
- По срокам исполнения.
- По происхождению.
- По виду оформления.
- По срокам хранения.
Основные документы управления:
- Организационные.
- Распорядительные.
- Информационно – справочные.
- Документы по личному составу.
- Плановые документы.
- Нормативные документы вышестоящих органов.
Виды реквизитов – каждый вид нормативного акта имеет свой набор документа.
Реквизиты: графические (герб, эмблема, печать) и текстовые (простые и сложные).
Максимальный набор реквизитов используется в документах управления согласно стандарту СТБ 6.38 – 2004. Однако в конкретных документах применяется не весь набор, а гораздо меньшее число реквизитов.
Требования к бланкам и тексту документа.
Бланк – стандартный лист бумаги светлых тонов, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной.
Бланки изготавливают типографическим способом.
Бланки имеют установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для бланков используются 2 формата бумаги: А4, А5, А3.
Каждый лист документа, который оформлен на бланке, должен иметь поля: левое – 30 мм., правое – 10 мм., верхнее и нижнее – 20 мм.
Существуют:
- Общий бланк (используется для всех видов документов, кроме письма).
- Бланк письма.
- Бланк конкретного вида документа (рекомендованы в организации, когда этих бланков за год издается около 200).
Стандартно рекомендуются 2 варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный.
Продольное расположение реквизитов – в заголовочной части документа вдоль верхней части листа. Используется для общих бланков.
Угловое расположение предполагает расположение реквизитов в верхней части листа, что особенно удобно для писем.
В международной переписке на бланке письма с угловым расположением реквизитов слева на русском и белорусском языках, а справа на иностранном.
При изготовлении документа на 2 и более страниц используется нумерация страниц вверху страницы.
1 пункт – 0,35 мм.
Допускается шрифт 14 (Times New Roman).
Длина строки – 64 знака, а максимальное количество строк для формата А4 – 41.
Многостр. Реквизитов через один интервал, а максимальная длина строки – 28 знаков.
Все четко и по делу, для РБ!